Studiu de caz: Utilitatea fisei postului

Context:
Conducerea companiei X doreste ca fiecare filiala sa detina propriile fise de post, adaptate la specificul fiecarui post si  modul de organizare al fiecarei filiale, dar si ca o cerinta a angajatilor care fie se simteau prea aglomerati din punct de vedere al responsabilitatilor prevazute in fisa postului, fie ar fi preferat ca responsabilitatile sa fie mai clar precizate. Pana in acel moment au existat cateva incercari de a realiza fise de post pentru anumite pozitii cheie, dar nu au fost realizate intr-un mod structurat ca sa surprinda mai in detaliu unele aspecte ale posturilor din cadrul companiei.

Provocare:
Compania X ne-a cerut sa realizam 16 fise de post pentru toate posturile active din firma.

Rezolvare:
Specialistii nostrii au intrat in actiune aplicand cele 4 etape necesare elaborarii unei fise a postului:  (1) culegerea datelor, (2) analiza critica si validarea acestora, (3) trasarea si interpretarea profilului postului (a locului de munca), (4)formularea de propuneri pentru etapele ulterioare, pentru unele pozitii aplicand o serie de proceduri suplimentare: interviul de grup, interviul cu superiorul, descrierea libera a postului, in sensul fara a fi constrans de un chestionar.

Rezultate:
Realizarea fiselor de post cerute a dus la niste concluzii destul de surprinzatoare:

• doua pozitii din conducere erau supraincarcate cu responsabilitati

• din discutiile cu angajatii despre responsabilitatile lor s-au desprins sugestii de schimbare la nivelul organizarii companiei, comunicarii inter-departamentale sau fluxului de documente. Aceste schimbari a dus la eficientizarea unor activitati si cresterea performantei angajatilor

• desi fisele de post avea responsabilitatile precizate detaliat, acestea nu permiteau nici cea mai mica initiativa din partea angajatului.

Efecte:
Concluzia managerului general si adjunct a fost ca, pentru a se ridica la nivelul adevaratilor competitori pe piata de profil, trebuie sa se concentreze si sa investeasca in perioada urmatoare in analiza si dezvoltarea climatului organizational pentru a putea motiva personalul companiei.

Acest lucru s-a concretizat in angajarea unui consultant in resurse umane care sa colaboreze cu firma noastra pe urmatoarele aspecte: aplicarea bianuala a analizei de climat organizational, satisfactia personalului, gasirea de metode inovative pentru motivarea angajatilor (ex. Realizarea unui meci de fotbal intre toti membrii companiei o data pe semestru; fiecare departament trebuie sa faca sedinta de stabilire a noilor obiective pentru dezvoltare profesionala, dar si o iesire care sa permita intercunoasterea angajatilor intr-un mediu, altul decat cel profesional, etc).

Rezultatele nu s-au lasat mult asteptate: a crescut numarul de clienti, numarul de servicii oferite, fidelizarea si retentia angajatilor.